1.1. Pengertian dan Cakupan
Komunikasi Bisnis
Pengertian :
Komunikasi adalah
suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang
atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan
efek tertentu yang diharapkan. Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah
suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis
lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa
Inggris business, dari kata dasar busy yang berarti “sibuk” dalam konteks
individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan
aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.
Berikut pengertian komunikasi bisnis menurut
ahli :
Pengertian komunikasi
bisnis menurut Rosenbaltt (1982:7): “Business
Communication are purposive interchange of ideas, opinions, information,
instructions, and the like, presented personally or impersonally by symbols or
signal as attain the goals of the organizations” (Komunikasi Bisnis
adalah pertukaran ide-ide opini, informasi, instruksi dan sejenisnya, yang
dikemukakan baik secara personal ataupun nonpersonal melalui simbol atau tanda,
untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan).
Cakupan / Ruang Lingkup
Komuikasi Bisnis :
Ada lima komponen yang penting untuk diperhatikan
dalam proses komunikasi, yaitu :
- Pengirim pesan (sender atau komunikator).
- Pesan yang dikirimkan (message).
- Bagaimana pesan tersebut disampaikan (delivery channel
atau media).
- Penerima pesan (receiver atau komunikan.
- Umpan balik (feedback) atau effect.
Kelima komponen penting yang harus
diperhatikan dalam proses komunikasi diatas tidak hanya berlaku untuk
komunikasi bisnis, tetapi dalam dunia pendidikan kelima komponen tersebut juga
penting untuk diperhatikan. Hal itu diperlukan untuk mencapai sebuah tujuan
belajar yang diharapkan melalui komunikasi yang efektif. Komunikasi yang
efektif dalam pembelajaran banyak ditentukan oleh keaktifan selama proses
belajar berlangsung yaitu adanya bentuk komunikasi dalam bentuk timbal balik
berupa pertanyaan dan jawaban pertanyaan dari sebuah proses belajar mengenai
topik tertentu yang dibahas dalam proses belajar tersebut.
1.2. Unsur-Unsur dalam
Komunikasi
Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur
pokok, yaitu :
- Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
- Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua
orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.
- Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari
pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
- Menggunakan saluran personal atau impersonal yang
mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media
yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
- Meggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau
metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk
menyampaikan pesan.
- Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik
yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah
adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.
Unsur-unsur komunikasi tersebut juga
diperlukan dalam komunikasi dalam bidang pendidikan. Hanya saja yang
membedakannya adalah tujuan yang akan dicapai disesuaikan dengan kebutuhan
dunia pendidikan.
1.3. Bentuk Komunikasi
Bisnis
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang
umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi
nonverbal.
- Komunikasi verbal
Komunikasi verbal (verbal communication)
merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain
melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah,
mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan
lain-lain.
Adapun dalam berkomunikasi secara verbal,
dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti,
baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :
Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks,
sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan.
Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka
diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya
memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).
- Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal merupakan bentuk
komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada umumnya
komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk
dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah,
gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam
penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang
berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal. Pesan yang disampaikan
biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara
tidak sadar dan bersifat alami.
Adapun Komunikasi Nonverbal memilki beberapa
tujuan , yaitu :
- Menyediakan dan memberikan informasi
- Mangatur alur suatu percakapan
- Mengekspresikan emosi
- Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau
mengembangkan pesan-pesan verbal
- Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
- Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam
memberikan pengajaran pada saat kuliah
Dalam prakteknya tentu komunikasi verbal dan
non verbal dapat bergabung agar penyampaian sebuah informasi dapat mudah
dipahami. Contohnya komunikasi yang dilakukan seorang pemimpin untuk menyuruh
bawahannya dimana melalui ucapan dan ekspresi wajah yang tepat akan mempermudah
penyampaian maksud dan tujuan yang akan disampaikan sehingga tidak akan terjadi
sebuah kekeliruan.
1.4. Bisnis dalam Pandangan
Komunikasi
Dalam konsep dan azas komunikasi modern yang
lebih menekankan pada kebutuhan komunikan dan kesiapan dari komunikan dalam
proses komunikasi, hal ini lebih pentinga dari fungsi pesan dan tujuan dari
komunikator, ini disebabkan oleh prinsip – prinsip yang lebih modern yang lebih
mempertimbangkan dan memperhitungkan pada peluang dari pada produksinya.
Walaupun konsep permintaan berkaitan dengan konsep permintaan (Anda dapat mempelajari
ekonomi mikro), tetapi dalam kenyataan di pasar tidak secara otomatis jika pada
saat kelebihan barang dan jasa secara langsung akan membuat pasar menjadi jenuh
atau sebaliknya dengan kelangkaan barang dan jasa akan menyebabkan timbulnya
suatu peluang pasar, mengapa demikian, hal ini disebabkan oleh :
- Secara realita psikologis suatu kebutuhan dapat
diciptakan. Kebutuhan akan barang secara individual, dalam kontek ini
peluang pasar dapat di buat dengan mekanisme komunikasi secara
berkesinambungan dengan membentuk nilai – nilai social, preferensi dan
fungsi.
- Peluang pasar ditentukan oleh citra, kebutuhan dan
perilaku konsumen tentang barang dan jasa. Jika suatu produk dapat
menyakinkan konsumen dalam hal kredibilitas, memiliki fungsi, ada jaminan
keamanan dan memiliki keunggulan lain, maka peluang pasar akan terbentuk.
Secara umum selalu timbul permasalahan dimana
konsumen – pasar tidak mengetahui informasi dan keberadaa barang dan jasa di
pasar, yang disebabkan umumnya kurang baik dan kurang memadai dalam menjalankan
strategi komunikasi. Hal ini harus dikembangkan strategi komunikasi yang baik
dan efektif ke pasar, yaitu dengan menjalankan promosi, seperti :
- Kegiatan hubungan antar manusia
- Kegiatan hubungan masyarakat
- Kegiatan advertensi atau iklan
- Kegiatan promosi melalui media elektronik
- Kegiatan promosi dan penjualan melalui media internet
- Mengembangkan system informasi perusahaan
- Mengembangkan keahlian komunikator dalam bisnis
2.1 Tujuan dari Komunikasi
Bisnis
ada
tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu; memberi informasi (Informing) persuasi
(persuading) dan melakukan kolaborasi, (collaborating) dengan audiens
(pelanggan).
a. Memberi
Informasi
Tujuan
pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain, contoh seorang pemimpin perusahaan ingin
mendapatkan pegawai yang diharapkan, maka Dia memasang iklan melalui mass
media, memasang websitus/situs di jalur internet, dalam hal ini setiap media
mempunyai kelebihan dan kekurangan dilihat dari jangkauan dan biayanya, untuk
itu harus memilih media mana yang akan dipilih. Dan itu tergantung pada
kebijakan perusahaan dengan melihat kemampuan internal perusahaan tersebut.
Contoh yang lain misalnya sebuah Departemen Store memasang tulisan discotn besar-besaran
pada produknya.
b. Memberi
Persuasi
Tujuan
kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa
yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar, hal ini sering dilakukan
terutama yang berkaitan dengan penegasan konfi rmasi pesanan pelanggan atau
negoisasi dengan pelanggan, agar kedua pihak memperoleh manfaat secara
bersama-sama tanpa ada yang merasa dirugikan.
c. Melakukan
Kolaborasi
Tujuan
ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi, atau kerja sama
bisnis antara seseorang dengan orang lain, melalui jalinan komunikasi bisnis
tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, saat
sekarang seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi komunikasi maka seseorang
dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi seperti telpon, faksimile,
telpon seluler, internet surat elektronik, teleconference. Teknologi komunikasi
tersebut sangat penting artinya dalam pererat kerja sama bisnis.
2.2 Umpan Balik dan
bentuknya
1. Umpan Balik
Dalam setiap kegiatan komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan
lambang ataupun keinginan untuk mengubah pendapat orang lain yang merupakan
juga suatu usaha untuk mengadakan hubungan sosial. Pada peristiwa lain, seorang
pimpinan menegur anak buahnya karena berbuat kesalahan sehingga anak buah
tersebut menyesali perbuatannya. Pengarahan dan teguran tersebut disamakan
dengan pesan (message), sedangkan tepukan tangan dinamakan umpan balik. Antara
umpan balik dan pesan terdapat hubungan sebab akibat (causalitas). Pesan
(message) itu dapat berbentuk bermacam-macam seperti pidato, pengarahan,
intruksi, tugas, perintah, analisis, dll. Pesan dapat juga berbentuk tulisan,
lisan, gambar-gambar dan bahkan demonstrasi atau penghargaan. Umpan balik (feed
back) pun dapat berbentuk bermacam-macam seperti hasil (pelaksanaan suatu
tugas), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi, dsb. Sebagaimana pesan
maka umpan balikpun dapat berupa tulisan, lisan, peragaan, dsb. Umpan balik
yang baik diperlukan syarat-syarat tertentu antara lain :
1. Umpan balik yang tidak
jujur bersumber pada kebiasaan untuk menyenangkan orang lain, keinginan memberi
nasihat, keinginan untuk menang dalam argumentasi, malah lebih buruk lagi
apabia ada keinginan untuk mengambil muka, menjilat, dan menyakiti orang. Umpan
balik seperti ini bukan saja berguna tapi merusak.
2. Umpan balik hendaklah
tentang sesuatu yang khusus dan jelas bukan sesuatu secara umum dan kabur.
3. Umpan balik hendaklah
mengenai sesuatu dimana orang yang bersangkutan dapat berbuat apa-apa. Umpan
balik tentang sesuatu di mana orang yang bersangkutan tidak dapat berbuat
apa-apa adalah umpan balik yang tidak berguna dan malah bisa menimbulkan
perasaan mendongkol.
4. Umpan balik hendaklah
jangan bersifat penilaian. Penilaian yang dimaksud adalah judgement bukan
evaluasi. Umpan balik yang bersifat penilaian yang jujur sekalipun masih dapat
menimbulkan akibat yang buruk, maka sebaiknya umpan balik seperti itu
dihindarkan.
5. Umpan balik hendaklah
deskriptif, sehingga betul-betul jelas . dalam hal ini memerlukan gambaran apa
yang dikehendaki jelas dan terang. Prinsip deskriptif itu mengajarkan pula
bahwa umpan balik hendaknya mengungkapkan juga yang baik disamping sesuatu yang
perlu diperbaiki lagi. Dalam hal ini kita sering lupa selalu mengungkapkan yang
buruk tanpa menyatakan yang baiknya sehingga jarang sekali melihat titik-titik
terang dalam pengembangan seseorang.
6. Umpan balik hendaklah
bersifat hasil oriented dan bukan person oriented. Dalam hal ini maka yang
diutamakan bukan orangnya tetapi kerjanya.
7. Umpan balik hendaklah
memperhatikan timing , tidak ada patokan tentang waktu.
2.3 Bentuk-bentuk
Umpan Balik
Bentuk-bentuk umpan balik antara lain :
1. External Feedback
Umpan balik yang baik diterima langsung oleh komunikator dari komunikan.
2. Internal Feedback
Umpan balik yang diterima komunikator bukan dari komunikan akan tetapi datang
dari pesan itu sendiri atau dari komunikator itu sendri.
3. Direct Feedback atau
Immediate Feedback
Umpan balik langsung dalam suatu komunikasi, komunikan menggerakkan salah satu
anggota badannya.
4. Indirect Feedback atau
Delaiged Feedback
Dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio, dll. Hal ini
umpan balik membutuhkan waktu.
5. Inferential Feedback
Umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri ioleh
komunikator meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan dengan
pesan yang disampaikan.
6. Zero Feedback
Artinya bahwa komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator kepada komunikan
meskipun komunikan menyampaikan umpan balik tersebut tidak dipahami oleh
komunikator.
7. Neutral Feedback
Umpan balik yang netral berarti bahwa informasi yang diterima kembali oleh
komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula.
8. Positive Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada kemunikan mendapat
tanggapan positif, misalnya dengan adanya penerimaan pada pesan yang
disampaikan.
9. Negative Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator mendapat tantangan dari komunikan.
2.4 Kesalah Pahaman
dalam Komunikasi
Ada faktor penghambat
komunikasi antara komunikator dan komunikan. Faktor-faktor tersebut antara lain
masalah dalam pengembangan pesan, penyampaian pesan, penerimaan pesan dan
penafsiran pesan.
1. Masalah Dalam Pengembangan Pesan
Sumber masalah dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan
suatu pesan. Masalah yang timbul dapat berupa munculnya keraguan tentang isi
pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau penerima, adanya pertentangan
emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.
2. Masalah Dalam Menyampaikan Pesan
Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor phisik,
misalnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah dan tindasan yang
tak terbaca. Masalah lainnya lagi yaitu bila dua buah pesan yang disampaikan
mempunyai arti yang saling berlawanan.
3. Masalah Dalam Menerima Pesan
Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan
antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang
terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.
4. Masalah Dalam Menafsirkan Pesan
Masalah terbesar sebenarnya adalah pada mata rantai terakhir, yaitu penerima
pesan menafsirkan suatu pesan.
2.5 Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi
Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan
beberapa persyaratan,
atara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan /
keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan
memperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1.
Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati
2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan
3. Komunikasi
Dalam Organisasi
3.1 Pola Komunikasi Bisnis
Meskipun
semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam
mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu
organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi
perusahaan berskala kecil yang hanya memiliki beberapa karyawan, penyampaian
informasi dapat dilakiukan secara langsung kepada karyawan tersebut. Lain
halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan,
penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit.
Bagaimana pola komunikasi (patterns of communicationhs) terjadi dalam suatu
organisasi? Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran
komunikasi formal (formak communication channel) dan saluran komunikasi
nonformal (informal communication channel)
- Saluran
komunikasi formal
Dalam
struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai
macam posisi atau kedudukan masing-nasing sesuai dengan batas tanggung jawab
dan wewenhangnya. Dalam kaitanya dengan proses penyampaian informasi dari
manajer kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, pola tramsformasi
informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas kebawah (top down
atau downward communication), komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up
atau upward communication), komunikasi horizontal (horizontal
communicationws), dan komunikasi diagonal (diagonal communications).
Selanjutnya akan dibahas mengenai keterbatasab komunikasi formal (montana,
1993; greene, 1985)
a.
Komunikasi dari atas ke bawah
Secara
sederhana, transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke bawahan
merupakan komunikasi dari atas kebawah (top-down atau downward communications).
Aliran komunikasi dari manajer kebawahan tersebut, umumnya terkait dengan
tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang
menggunakan jalur komunikasi ke bawah memiliki tujuan untuk menyampaikan
informasi, mengarahkan, mengkoordinasi , memotivasi, memimpin dan mengendalikan
berbagai kegiatan yang ada di level bawah.
- Komunikasi
dari atas ke bawah tersebut bisa berupa lisan (oral communications) maupun
tertulis (written communications). Komunikasi secara lisan
dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan
karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan. Di samping itu komunikasi
tertulis juga dapat berbentuk memo, manual pelatihan, kontak informasi, surat
tugas, surat perintah, surat keputusan, surat pemberhentian, papan pengumuman,
dan buku petunjuk pelaksanaan tugas bagi karyawan.
Menurt
katz dan khan, komunikasi kebawah memiliki lima tujuan pokok yaitu:
1.
Memberikan penghargaan atau instruksi kerja tertentu,
2.
Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan,
3.
Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
4.
Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada paraa karyawan,
5.
Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi
menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Salah
satu kelemahan saluran informasi dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan
terjadinya penyaringan atau sensor informasi penting yang ditunjukan kepada
bawahannya. Dengan kata lain, pesan yang diterima para bawahan bisa jadi tidak
selengkap aslinya. Ketidak lengkapan pesan yang diterima disebabkan saluran
komunikasi yang cukup panjang mulai dari manajer puncak hingga ke
karyawan. Untuk memberikan gambaran yang lebih rinci tentang komunikasi
dari atas kebawah dalam suatu organisasi simaklah gambar dibawah.
b.
Komunikasi dari bawah ke atas
Dari
struktur orgsnisasi,komunikasi dari bawah ke atas berarti alur pesan yang
disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas(manajer).
Untuk
menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil
keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi
yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan dalam proses pengambilan
keputusan merupakan salah satu cara yang positif dalam upaya pencapaian tujuan
organisasi, selain itu para manajer harus percaya penuh kepada para bawahannya.
Kalau tidak, informasi apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat karena yang
muncul hanyalah rasa curiga dan ketidak percayaan terhadap informaasi tersebut.
- Salah
satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah kemungkinan bawahan hanya
menyampaikan informasi yang baik-baik saja, sedangkan informasi yang agaknya
mempunyai kesan negatif atau tidak disenangi oleh manajer cenderung disimpan
atau tidak disampaikan.
- Untuk
memberikan gambaran yang lebih rinci tentang komunikasi dari bawah ke atas
dalam suatu organisasi simaklah gambar dibawah.
c.
Komunikasi horizontal
- komunikasi
horizontal atau sering juga disebut dengan istilah komunikasi lateral, adalah
komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar dalam
suatu organisasi, tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi,
mempengaruhi, dan memberi kan informasi kepada bagian atau departemen yang
memiliki kedudukan sejajar.
- Komunikasi
horizontal menjadi penting artinya manakala setiap bagian atau departemen dalam
suatu organisasi memiliki tingkat tingkat ketergantungan yang cukup besar. akan
tetapi, jika masing-masing bagian dapat bekerja secara sendiri-sendiri tanpa
harus bergantung pada bagian lainnya, komunikasi horizontal tidak sering atau
minim dipakai.
- Untuk
memberikan gambaran yang lebih rinci tentang komunikasi dari horizontal dalam
suatu organisasi simaklah gambar dibawah.
d.
Komunikasi diagonal
- Bentuk
komunikasi yang satu ini memang agak lain dari beberapa bentuk komunikasi
sebelumnya. Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua level
organisasi yang berbeda.contohnya adalah komunikasi formal antara manajer
pemasaran dengan bagian pabrik.
- Bentuk
komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adlah:
- 1.
Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat dibandingkan bentuk komunikasi
tradisional.
2.
Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu
menyelesaikan masalah dalam organisasi.
- Namun
komunikasi diagonal juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahannya adalah
bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan
telah berjalan normal. Disamping itu, komunikasi diagonal dalam suatu
organisasi besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.
- Untuk
memberikan gambaran yang lebih rinci tentang komunikasi diagonal dalam suatu
organisasi simaklah gambar dibawah.
e.
Keterbatasan komunikasi formal
- Meskipun
sangat penting bagi organisasi besar, namun dampak saluran komunikasi formal
kurang menguntungkan dari sudut pandang individual maupun perusahaan.
- Dilihat
dari sudut pandang individual, komunikasi formal sering membuat frustasi atau
menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk
ke dalam proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang besar,
untuk dapat berkomunikasi dengan manajer puncak harus terlebih dahulu melalui
lapisan manajer yang ada dibawahnya. Artinya banyak jalur yang harus dilalui
untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.
- Kemudian
dilihat dari sudut pandang perusahaan, masalah terbesar dalam saluran
komunikasi formal adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan
penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan
(link) dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan kesalah pahaman.
- Bagaimana
mengatasi hal tersebut? Salah satu caranya adalah dengan mengurangi jumlah
tingkatan (level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur
komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur
organisasi yang mendatar dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, dan
lebih banyak rentang kendalinya akan dapat membantu mengurangi terjadinya
distorsi
- Struktur
organisasi mendatar ditampilkan pada gambar dibawah.
Saluran komunikasi informal
- Bagan
organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasinyang akan
ditransformasikan dari satu bagian ke bagian yang lainnya sesuai dengan jalur
hierarki yang ada. Namun dalam praktik tampaknya garis-garis dan kotak-kotak
yang tergambar pada struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam
suatu organisasi untuk bertukar informasi antara orang yang satu dengan
oang yang lain. Oleh karena itu keberadaan jaringan komunikasi informal dalam
suatu organisasi tidak dapat dielakan. Jaringan ini dapat pula digunakan oleh
para manajer untuk memonitor para karyawan dalam melakukan tugasnya.
- Dalam
jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi,
tanpa memerlukan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan dapat berkomunikasi
secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum.
3.2 Mengelola
Komunikasi Bisnis
Cara
Mengelola Komunikasi :
Ada
dua hal yang perlu di kelola dalam mengelola komunikasi, pertama: bagaimana
menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; bagaimana menangani krisis
komunikasi. Penjelasan dari kedua hal tersebut disajikan berikut ini.
- Penanganan
Pesan-pesan Rutin
Dalam
organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak dari
pada dalam organisasi berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan
perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari
kegiatan komunikasi dengan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat
memaksimumkan dan meminimkan biaya tersebut, seseorang manajer perlu
memperhatikan berbagai hal berikut:
a.
Mengurangi Jumlah Pesan
Arus
pesan dalam suatu organisasi yang di sampaikan secara lisan maupun tertuls
perlu dikelola dengan baik. Dalam hal ini, seorang manajer organisasi perlu
menentukan skala prioritas pesan. Untuk membuat satu halaman surat di perlukan
waktu dan sumber-sumber (uang/bahan, waktu, tenaga). Organisasi juga perlu
menghitung berapa rata-rata biaya yang perlukan untuk mencatat, mengetik,
mengedit, dan mengirimkan surat serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat di
selesaikan. Oleh karena itu, jika suatu pesan perlu diberikan secara tertulis,
sepucuk surat merupakan investasi yang baik dan berharga. Namun, jika sebuah
surat hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaikan, mungkin lebh
baik pesan disampaikan dengan cara lain, seperti lewat telepon atau tatap muka.
- Dalam
suatu organisasi, mungkin terdapat jumlah memo yang berlebihan dan tidak
berguna, dan juga banyak pertemuan/rapat yang sia-sia, membuang waktu dengan
percuma, dan tiada hasil yang berarti. Jenis-jenis komunikasi tersebut perlu
dievaluasi dan memperoleh perhatian yang seksama. Berapa lama sebuah pesan
seharusnya diselesaikan? Dapatkah pesan cukup disampaikan lewat memo? Berapa
banyak surat yang seharusnya dibuat? Berapa banyak surat yang harus diarsipkan?
Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut akan membantu organisasi dalam
menghemat waktu dan uang.
b.
Intruksi yang Jelas
- Kesalahan
yang menyebabkan macetnya komunikasi, mungkin dapat di bebankan kepada
setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun dalam hal ini seorang manajer
mempunyai tanggung jawab yang khusus untuk membuat setiap orang dalam
organisasi tahu apa yang harus dilakukan. Orang-orang yang bertugas melakukan
komunikasi (komunikator) sudah seharusnya memahami kebutuhan dan
tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga ia dapat menghindar dirinya dari
kesalahan member intruksi.
c.
Mendelegasikan Tanggung Jawab
Dalam
suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila
manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan
yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena seorang manajer harus
mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer
yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri
tentu akan merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi.
d.
Melatih Petugas
Seseorang
yang memegang pensil tidak otomatis menjadi penulis yang baik; seseorang yang
memiliki suara yang menarik juga tidak otomatis dapat menjelaska sesuatu dengan
jelas kepada khalayak (audience). Namun, penulis maupun pembicara yang
tidak memiliki bakat alami dapat menjadi penulis dan pembicara yang baik
melalui latihan-latihan yang teratur dan terencana dengan baik.
Oleh
karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan
keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekrjaan/tugasnya berhubungan
erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi
gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu
meningkatkan dan mapu memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan
presentasinya, sehingga komunikasi bias menjadi lebih baik dan lancar.
suatu
ajang ui coba keterampilan yang cukup menantang.
3.3 Masalah Komunikasi
Dalam Organisasi
Hambatan-Hambatan
Te rhadap Komunikasi yang Efektif Di Dalam Ornagisasi
1. Hambatan Teknis
Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi.
Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang
kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat
diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi.
Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya
Personel Management, 1976, jenis hambatan teknis dari komunikasi :
Tidak adanya rencana atau prosedur kerja
yang jelas
Kurangnya informasi atau penjelasan
Kurangnya ketrampilan membaca
pemilihan media [saluran] yang kurang
tepat.
2. Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses
penyampaian pengertian atau idea secara
secara efektif. Definisi semantik sebagai studi
atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.
Kata-kata membantu proses pertukaran timbal
balik arti dan pengertian [komunikator dan komunikan], tetapi seringkali proses
penafsirannya keliru. Tidak adaya hubungan antara Simbol [kata] dan apa yang
disimbolkan [arti atau penafsiran], dapat mengakibatkan kata yang dipakai
ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya.
Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini,
seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan
karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap
kata-kata yang dipakainya.
Komunikasi sangat penting bagi
setiap orang tanpa terkecuali, manusia yang memiliki peranan sebagai makhluk
sosial akan selalu membutuhkan komunikasi sebagai bentuk interaksi dua arah
untuk dua orang ataupun lebih. Komunikasi yang merupakan suatu proses
penyampain informasi dan bagaimana setiap orang menginterpretasikanya. Komunikasi
akan efektif apabila maksud dari pemberi informasi sampai dengan benar atau
dapat ditangkap oleh penerima informasi satu sama lain.
Manusia yang pada dasarnya adalah
makhluk individu dan makhluk sosial tidak akan sulit untuk mengenali cara-cara
penyampaian informasi dalam proses berkomunikasi, karena memang kita telah
melakukan komunikasi dalam kehidupan sehari-hari. Ada beberapa jenis komunikasi
yang didasarkan dari beberapa hal, berikut merupakan jenis-jenis komunikasi.
Jenis jenis komunikasi menurut cara
penyampaianya
- Komunikasi lisan : Yang dimaksudkan dengan komunikasi
lisan adalah komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi
oleh jarak, yang artinya komunikasi bentuk ini dilakukan antara kedua
belah pihak secara bertatap muka.
- Komunikasi tertulis : Komunikasi tertulis adalah salah
satu bentuk komunikasi yang berupa tulisan, komunikasi ini biasanya
berupa:
- Dibuat dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk
menyampaikan suatu berita yang singkat, jelas, dan dipandang perlu untuk
ditulis dengan maksud tertentu.
- Naskah, naskah biasanya dipergunakan untuk mengirim
berita yang sifatnya komplek.
- Balngko- blangko, dipergunakan untuk mengirimkan suatu
berita dalam bentuk daftar.
- Gambar dan foto, komunikasi bentuk ini biasanya karena
hal yang ingin disampaikan tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau
kalimat.
- Spanduk, spanduk biasanya digunakan untuk menyampaikan
sebuah informasi massa yang sasaranya adalah orang banyak.
Jenis jenis komunikasi menurut
kelangsunganya
Dalam sebuah proses komunikasi yang
dilakukan oleh dua orang ataupun lebih, dapat diketahui interaksi antara kedua
belah pihak atau lebih tersebut sebagai mana berikut:
- Komunikasi langsung : Proses komunikasi langsung
maksudnya adalah bahwa komunikasi yang dilakukan tanpa bantuan, campur
tangan, perantara pihak lain ataupun media komunikasi serta tidak dibatasi
oleh jarak.
- Komunikasi tidak langsung : Komunikasi tidak langsung
dilakukan melalui perantara, baik itu pihak ketiga atau bantuan alat-alat
komunikasi lainnya.
Sponsors Link
Jenis jenis komunikasi menurut
perilakunya
Komunikasi dipelari oleh manusia
melalui proses kehidupannya, melaui belajar, bersosial dan lain sebagainya yang
tentunya akan secara otomatis dipengaruhi oleh perilaku dan posisi seseorang
didalam masyarakat, berikut merupakan jenis komunikasi menurut perilakunya:
- Komunikasi formal : Komunikasi formal biasanya terjadi
dalam suatu organisasi, komunikasi seperti ini biasanya sudah mempunyai
aturan dan tata caranya sendiri menurut rules dari organisasi atau perusahaanya.
- Komunikasi informal : Komunikasi informal terjadi dalam
suatu oraganisasi yang tidak ditentukan dalam struktur organisai dan tidak
dapat pengakuan resmi yang juga tidak berpengaruh terhadap kepentingan
organisasi yang bersangkutan, misalnya adalah obrolan antar teman,
desa-desus dan lain sebagainya.
- Komunikasi nonformal : Komunikasi nonformal adalah
komunikasi yang terjadi antara bersifat formal dan informal, yaitu
komunikasi yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi.
Jenis jenis komunikasi menurut
maksudnya
Menurut maksud dilakukanya komuniksi
ada beberapa komunikasi yang jika diperhatikan dilakukan dengan maksud
tertentu dari yang menyampaikan informasi, inisiatif komunikator menjadi suatu
penentu diantaranya adalah:
- Pidato
- Ceramah
- Wawancara
- Memberi tugas atau perintah
Jenis jenis komunikasi menurut ruang
lingkupnya
Ruang lingkup terjadinya komunikasi
merupakan batasan jenis komunikasi yang sedang dilakukan. Maka dalam komunikasi
menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :
- Komunikasi Internal.
Komunikasi yang berlangsung dalam
ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara
anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja (komunikasi yang dilakukan
orang dalam). Didalamnya komunikasi internal dibagi lagi menjadi 3 macam yaitu:
- Komunikasi vertikal
- Komunikasi horizontal, dan
- Komunikasi diagonal
- Komunikasi Eksternal.
Komunikasi eksternal merupakan
komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak masyarakat yang ada
di luar organissi atau perusahaan tersebut.
Komunikasi dengan pihak luar dapat
berbentuk :
- Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.
- Komperensi pers
- Siaran televise, radio, dan sebagainnya.
- Bakti social, pengabdian pada masyarakat, dan
sebagainnya.
Komunikasi eksternal dimaksudkan
untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasama dengan
masyarakat luas sehingga pihak yang berkepentingan dapat berkontribusi terhadap
perusahaan sekaligus daerahnya.
Jenis jenis komunikasi menurut
aliran informasi
Komunikasi yang didasarkan menurut
aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :
- Komunikasi satu arah, yaitu merupakan komunikasi yang
berlangsung dari satu pihak saja.
- Komunikasi dua arah, yaitu merupakan komunikasi yang
bersifat timbale balik, dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk
memberikan respons atau feedbeck kepada komunikatornya.
- Komunikasi ke atas yaitu merupakan komunikasi yang
terjadi dari bawahan kepada atasan
- Komunikasi ke bawah, yaitu meruakan komunikasi yang
terjadi dari atasan kepada bawahan.
- Komunikasi kesamping, yaitu merupakan komunikasi yang
terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar. Dengan demikian
arah informasi tersebut akan dianut sebagai bentuk interaksi
komunikasinya.
Jenis jenis komunikasi menurut jaringan
kerja
Di dalam sebuah organisasi atau
perusahaan komunikasi akan dapat terlaksana menurut sistem yang
ditetapkanya dalam jaringan kerja yang dinanungi. Komunikasi menurut jaringan
kerja ini dapat dibedakan menjadi
- Komunikasi jaringan kerja rantai : Komunikasi terjadi
menurut saluran hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga
mengikuti pola komunikasi formal.
- Komunikasi jaringan kerja lingkaran : Komunikasi
terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran.
- Komunikasi jaringan bintang : Komunikasi yang terjadi
melalui satu sentral dan saluranya yang dilalui lebih pendek.
Jenis jenis komunikasi menurut
peranan individu
Komunikasi yang dilakukan seseorang
atau individu kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok maupun secara
individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi
keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain :
- Komunikasi antara individu dengan individu yang lain
- Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih
luas
- Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau
lebih
Jenis jenis komunikasi menurut
jumlah pelaku dalam komunikasi
Komunikasi yang selalu terjadi
diantara sesama manusia baik individu maupun kelompok. Jumlah dari orang yang
berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat
dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai
berikut :
- Komunikasi perseorangan : Komunikasi yang terjadi
secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang
permasalahan yang bersifat pribadi juga.
- Komunikasi kelompok : Komunikasi yang berlangsung dalam
suatu kelompok atau group tentang masalah-masalah yang menyangkut
kepentingan banyak orang dalam kelompok.
3. Hambatan Manusiawi
Terjadi
karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau
ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat panca indera seseorang
Komunikasi sangat penting bagi
setiap orang tanpa terkecuali, manusia yang memiliki peranan sebagai makhluk
sosial akan selalu membutuhkan komunikasi sebagai bentuk interaksi dua arah
untuk dua orang ataupun lebih. Komunikasi yang merupakan suatu proses
penyampain informasi dan bagaimana setiap orang menginterpretasikanya.
Komunikasi akan efektif apabila maksud dari pemberi informasi sampai dengan
benar atau dapat ditangkap oleh penerima informasi satu sama lain.
Manusia yang pada dasarnya adalah
makhluk individu dan makhluk sosial tidak akan sulit untuk mengenali cara-cara
penyampaian informasi dalam proses berkomunikasi, karena memang kita telah
melakukan komunikasi dalam kehidupan sehari-hari. Ada beberapa jenis komunikasi
yang didasarkan dari beberapa hal, berikut merupakan jenis-jenis komunikasi.
Jenis jenis komunikasi menurut cara
penyampaianya
- Komunikasi lisan : Yang dimaksudkan dengan komunikasi
lisan adalah komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi
oleh jarak, yang artinya komunikasi bentuk ini dilakukan antara kedua
belah pihak secara bertatap muka.
- Komunikasi tertulis : Komunikasi tertulis adalah salah
satu bentuk komunikasi yang berupa tulisan, komunikasi ini biasanya
berupa:
- Dibuat dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk
menyampaikan suatu berita yang singkat, jelas, dan dipandang perlu untuk
ditulis dengan maksud tertentu.
- Naskah, naskah biasanya dipergunakan untuk mengirim
berita yang sifatnya komplek.
- Balngko- blangko, dipergunakan untuk mengirimkan suatu
berita dalam bentuk daftar.
- Gambar dan foto, komunikasi bentuk ini biasanya karena
hal yang ingin disampaikan tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau
kalimat.
- Spanduk, spanduk biasanya digunakan untuk menyampaikan
sebuah informasi massa yang sasaranya adalah orang banyak.
Jenis jenis komunikasi menurut
kelangsunganya
Dalam sebuah proses komunikasi yang
dilakukan oleh dua orang ataupun lebih, dapat diketahui interaksi antara kedua
belah pihak atau lebih tersebut sebagai mana berikut:
- Komunikasi langsung : Proses komunikasi langsung
maksudnya adalah bahwa komunikasi yang dilakukan tanpa bantuan, campur
tangan, perantara pihak lain ataupun media komunikasi serta tidak dibatasi
oleh jarak.
- Komunikasi tidak langsung : Komunikasi tidak langsung
dilakukan melalui perantara, baik itu pihak ketiga atau bantuan alat-alat
komunikasi lainnya.
Jenis jenis komunikasi menurut
perilakunya
Komunikasi dipelari oleh manusia
melalui proses kehidupannya, melaui belajar, bersosial dan lain sebagainya yang
tentunya akan secara otomatis dipengaruhi oleh perilaku dan posisi seseorang
didalam masyarakat, berikut merupakan jenis komunikasi menurut perilakunya:
- Komunikasi formal : Komunikasi formal biasanya terjadi
dalam suatu organisasi, komunikasi seperti ini biasanya sudah mempunyai
aturan dan tata caranya sendiri menurut rules dari organisasi atau
perusahaanya.
- Komunikasi informal : Komunikasi informal terjadi dalam
suatu oraganisasi yang tidak ditentukan dalam struktur organisai dan tidak
dapat pengakuan resmi yang juga tidak berpengaruh terhadap kepentingan
organisasi yang bersangkutan, misalnya adalah obrolan antar teman,
desa-desus dan lain sebagainya.
- Komunikasi nonformal : Komunikasi nonformal adalah
komunikasi yang terjadi antara bersifat formal dan informal, yaitu
komunikasi yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi.
Jenis jenis komunikasi menurut
maksudnya
Menurut maksud dilakukanya komuniksi
ada beberapa komunikasi yang jika diperhatikan dilakukan dengan maksud
tertentu dari yang menyampaikan informasi, inisiatif komunikator menjadi suatu
penentu diantaranya adalah:
- Pidato
- Ceramah
- Wawancara
- Memberi tugas atau perintah
Jenis jenis komunikasi menurut ruang
lingkupnya
Ruang lingkup terjadinya komunikasi
merupakan batasan jenis komunikasi yang sedang dilakukan. Maka dalam komunikasi
menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :
- Komunikasi Internal.
Komunikasi yang berlangsung dalam
ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara
anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja (komunikasi yang dilakukan
orang dalam). Didalamnya komunikasi internal dibagi lagi menjadi 3 macam yaitu:
- Komunikasi vertikal
- Komunikasi horizontal, dan
- Komunikasi diagonal
- Komunikasi Eksternal.
Komunikasi eksternal merupakan
komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak masyarakat yang ada
di luar organissi atau perusahaan tersebut.
Komunikasi dengan pihak luar dapat
berbentuk :
- Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.
- Komperensi pers
- Siaran televise, radio, dan sebagainnya.
- Bakti social, pengabdian pada masyarakat, dan
sebagainnya.
Komunikasi eksternal dimaksudkan
untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasama dengan
masyarakat luas sehingga pihak yang berkepentingan dapat berkontribusi terhadap
perusahaan sekaligus daerahnya.
Jenis jenis komunikasi menurut
aliran informasi
Komunikasi yang didasarkan menurut
aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :
- Komunikasi satu arah, yaitu merupakan komunikasi yang
berlangsung dari satu pihak saja.
- Komunikasi dua arah, yaitu merupakan komunikasi yang
bersifat timbale balik, dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk
memberikan respons atau feedbeck kepada komunikatornya.
- Komunikasi ke atas yaitu merupakan komunikasi yang
terjadi dari bawahan kepada atasan
- Komunikasi ke bawah, yaitu meruakan komunikasi yang
terjadi dari atasan kepada bawahan.
- Komunikasi kesamping, yaitu merupakan komunikasi yang
terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar. Dengan demikian
arah informasi tersebut akan dianut sebagai bentuk interaksi
komunikasinya.
Jenis jenis komunikasi menurut
jaringan kerja
Di dalam sebuah organisasi atau
perusahaan komunikasi akan dapat terlaksana menurut sistem yang
ditetapkanya dalam jaringan kerja yang dinanungi. Komunikasi menurut jaringan
kerja ini dapat dibedakan menjadi
- Komunikasi jaringan kerja rantai : Komunikasi terjadi
menurut saluran hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga
mengikuti pola komunikasi formal.
- Komunikasi jaringan kerja lingkaran : Komunikasi
terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran.
- Komunikasi jaringan bintang : Komunikasi yang terjadi melalui
satu sentral dan saluranya yang dilalui lebih pendek.
Jenis jenis komunikasi menurut
peranan individu
Komunikasi yang dilakukan seseorang
atau individu kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok maupun secara
individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi
keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain :
- Komunikasi antara individu dengan individu yang lain
- Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih
luas
- Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau
lebih
Jenis jenis komunikasi menurut
jumlah pelaku dalam komunikasi
Komunikasi yang selalu terjadi
diantara sesama manusia baik individu maupun kelompok. Jumlah dari orang yang
berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat
dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai
berikut :
- Komunikasi perseorangan : Komunikasi yang terjadi
secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang
permasalahan yang bersifat pribadi juga.
- Komunikasi kelompok : Komunikasi yang berlangsung dalam
suatu kelompok atau group tentang masalah-masalah yang menyangkut
kepentingan banyak orang dalam kelompok.
5. Teknologi Informasi Dalam
Komunikasi Bisnis
A. KEUNTUNGAN MENGUASAI TEKNOLOGI
INFORMASI
- Dalam bidang sosial keuntungan
kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara
suatu tempat dan tempat yang lain.
- Dalam Bidang Pendidikan:
1. Informasi yang dibutuhkan akan semakin
cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan.
2. Inovasi dalam pembelajaran semakin
berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang
semakin memudahkan proses pendidikan.
3. Kemajuan TIK juga akan
memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau
kelas yang berbasisteleconference yang tidak
mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.
4. Sistem administrasi
pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan
sistem TIK.
- Dalam Bidang Ekonomi :
1. Semakin maraknya penggunaan TIK akan
semakin membuka lapangan pekerjaan.
2. Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa
disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi
bisnis suatu perusahaan atau perorangan
3. Dengan fasilitas pemasangan iklan di
internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah kegiatan promosi dan
pemasaran suatu produk.
- Dalam Bidang Pemerintahan :
1. Tenologi Informasi dan Komunikasi yang
dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-government membuat
masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah
sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar.
2. e-government juga
dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa
meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.
3. Masyarakat dapat memberi masukan mengenai
kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki
kinerja pemerintah.
B. PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS
Bidang Teknologi Informasi memberi prospek pada bangsa
Indonesia yang tengah dilanda krisis ekonomi. Persaingan bisnis yang semakin
ketat di era globalisasi ini menuntut perusahaan untuk menyusun kembali
strategi dan taktik bisnisnya. Jika dilihat lebih mendalam, ternyata esensi
dari persaingan terletak pada bagaimana sebuah perusahaan dapat
mengimplementasikan proses penciptaan produk dan atau jasanya secara lebih
murah, lebih baik, dan lebih cepat dibandingkan dengan pesaing bisnisnya.Saat ini
penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis
sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Penerapan Teknologi
Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :
1. Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari
berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi,
basis data, network management dan lain-lain.
2. Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi
Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber
daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan
dan lain-lain.
3. Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan
spesifik perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan
produk/jasa yang ditawarkan.Pemanfaatan Teknologi Informasi yang dilakukan
dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan meliputi bidang-bidang sistem
informasi akuntansi dan keuangan, sistem informasi properti, sistem informasi
forwarding, sistem informasi pergudangan, sistem informasi sdm, sistem
informasi poliklini, aplikasi audit internal (pengawasan spi), sistem
persediaan atk/cetakan, sistem inventarisasi peralatan kantor, sistem
electronic data interchange (edi) untuk pengiriman dokumen, website dan intranet,
dan sebagainya.
Salah satu yang paling menonjol perubahan yang terjadi dalam
lingkungan bisnis adalah pengenalan e-commerce. E-commerce menyediakan
kesempatan bagi organisasi menakjubkan untuk memperluas seluruh dunia pada
biaya kecil. E-commerce adalah hanya didefinisikan sebagai pembelian,
penjualan, dan bertukar produk, jasa, dan informasi melalui jaringan komputer,
terutama internet. Manfaat dan dampak e-commerce telah membawa tidak hanya
untuk organisasi, tetapi pelanggan dan masyarakat.
C. PENGARUH PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGAMBILAN
KEPUTUSAN BISNIS
Teknologi sistem informasi banyak dimanfaatkan bagi pengguna
yang sangat berpengaruh terhadap jalannya suatu organisasi atau dalam
perusahaan. Teknologi sistem informasi dalam organisasi bisnis menjadi penting
artinya berkaitan dengan ketepatan waktu dan kebenaran penyediaan informasi
yang dibutuhkan pemakai. Perkembangan sistem informasi tersebut perlu didukung
banyak faktor yang diharapkan dapat memberikan kesuksesan bagi sistem informasi
itu sendiri yang tercermin dari kepuasan user sebagai pengguna sistem informasi
tersebut. Sistem informasi tidak hanya sebagai alat pengolahan data melainkan
digunakan untuk mengetahui lebih cepat timbulnya permasalahan dalam organisasi.
Sistem informasi adalah salah satu cara agar organisasi
bisnis dapat memberikan keunggulan kompetitif. Teknologi informasi merupakan
sumber daya keempat setelah sumber daya manusia, sumber daya uang, sumber daya
mesin yang digunakan untuk membentuk dan mengoperasikan perusahaan. Teknologi
informasi dalam organisasi akan membantu penyediaan informasi dalam pengambilan
keputusan seorang manajer dalam suatu perusahaan dengan cepat. Sistem informasi
tersebut digunakan untuk meningkatkan kinerja individual dalam organisasi bisnis
yang pastinya juga akan meningkatkan kerja organisasi. Teknologi sistem
informasi saat ini memainkan peranan penting dalam mendukung pengambilan
keputusan oleh manajemen dalam pengevaluasian. Dimana evaluasi tersebut berguna
dalam membantu tercapainya keberhasilan atas pengembangan sistem informasi.
Keberhasilan suatu sistem informasi tergantung pada
kemudahan dan pemanfaatan pemakai sistem terhadap teknologi yang ada dalam
sistem karena teknologi akan membantu individu dalam menyelesaikan tugasnya. Suatu
hal yang amat penting diperhatikan oleh perilaku bisnis dalam merapkan
teknologi informasi adalah sejauh mana keberhsilan sistem tersebut membawa
dampak positif dalam peningkatan kinerja baik individual maupun organisasi
secara keseluruhan.
Penerapan teknologi informasi dalam sistem informasi
perusahaan atau organisasi harus dipertimbangkan dari sisi efisiensi dan
keefektifan serta pemanfaatan dari pemakaian teknologi informasi tersebut.
Untuk mengukur seberapa besar manfaat atau pengaruh teknoligi sistem informasi
dalam suatu perusahaan atau organisasi diperlukan suatu evaluasi untuk
memberikan gambaran keberhasilan sistem itu sendiri. Evaluasi yang dilakukan
terhadap teknologi sistem informasi bermula dari pemakai. Karena pemakai dapat
berasumsi mengenai teknologi sistem informasi yang dibutuhkan sesuai dengan
kemampuan dan sesuai dengan kebutuhannya.
Teknologi informasi telah membawa perubahan mendasar pada
struktur, operasi dan manajemen organisasi. Penggunaan teknologi dalam
organisasi akan mendukung kegiatan untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi
biaya operasional, meningkatkan pengambilan keputusan, meningkatkan hubungan
terhadap konsumen atau pelanggan, serta mengembangkan aplikasi strategi baru.
Tidak jarang ditemukan teknologi yang diterapkan dalam sistem informasi sering
tidak tepat atau tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh pemakai sistem
sehingga penerapan sistem informasi kurnag memberikan manfaat dalam peningkatan
kinerja individual. Jika evaluasi pemakai atas teknologi cocok dengan kemampuan
dan tuntutan dalam tugas pemakai, maka akan memberikan dorongan pemakai untuk
memanfaatkan teknologi sistem informasi.
6.
Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis
I. Proses Penyusunan Pesan
Menyusun pesan bisnis yang
menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas.
Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan
pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap
sederhana, yaitu :
1. Perencanaan
Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan
hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara
rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :
1. Penentuan tujuan
2. Analisis audiens
3. Penentuan ide
pokok
4. Pemilihan saluran
dan media
2. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan,
selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi
dua kegiatan, yaitu :
1. Mengorganisasikan
pesan
2. Memformulasikan
pesan
3.Revisi Pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
1. Menyunting pesan
2. Menulis ulang
3. Memproduksi pesan
4. Mencetak pesan
II. Penentuan Tujuan Bisnis
Pesan bisnis dapat menciptakan
nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain
hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat
menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang
jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan unum
komunikasi bisnis, yaitu :
1. Memberi informasi
(informing)
Tujuan pertama dalam
komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia
bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan
membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf
adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2. Membujuk atau
persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi
bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan
dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang
berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3. Melakukan
kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam
komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara
seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut
seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan
domestik maupun perusahaan asing.
III. Analisis Penerima Pesan
Analisis terhadap audiens
sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun
organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang
mereka terima.
A. Mengembangkan Profil
Audiens
Analisis terhadap Audiens
yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui
penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada
orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
B. Mengenali penerima
primer
Apabila penerima terdiri
dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh
atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
C. Menetapkan jumlah dan
komposisi audiens
Jumlah penerima juga
memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu
orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
D. Mengukur Tingkat
Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki
latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki
pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
E. Memperkirakan reaki
penerima
Cara mengorganisasikan
pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh
penerima.
F. Memenuhi Kebutuhan
Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu
memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima
merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu
diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens,
yaitu :
1. Temukan apa yang
ingin diketahui audiens
2. Antisipasi
pertanyaan yang tidak diungkapkan
3. Berikan semua
informasi yang diperlukan oleh audiens
4. Pastikan bahwa
informasi yang diberikan akurat
5. Tekankan gagasan
yang paling menarik bagi audiens.
G. Memuaskan kebutuhan
emosional dan praktis Audiens
Pesan yang bbertujuan
membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku
audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada
audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi,
diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens,
terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.
IV. Penentuan Ide Pokok
Setiap pesan bisnis
mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik)
beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu
diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda.
Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan
pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik
tersebut.
Cara yang dapat digunakan
untuk menentukan ide pokok :
A. Brainstorming
Brainstorming adalah suatu
cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk
mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan
fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:
1. Storyteller’s Tour
Hidupkan tape recorder, dan
telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin
utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti,
dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.
2. Random List
Tulis segala sesuatu yang
ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara
ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan
poin yang penting dan yang tidak penting.
3. Conclusions,
Findings, Recommendations (CPR) Worksheet
Jika subjek yang dibahas
mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu
menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan
rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.
4. Journalistic
Approach
Pendekatan jurnalistik
memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban
terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam
pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
5. Question and
Answer Chain
Pendekatan yang paling baik
adalah melihat dari sisi perspektif audience
B. Petunjuk atasan
Penentuan ide pokok dapat
dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan
dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu
manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.
C. Kebiasaan
Cara yang ketiga dalam
menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi
situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok
tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya
sama atau relatif sama saja.
V. Seleksi Saluran Dan Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai
dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu
saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis
tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua
saluran komunikasi tersebut.
Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan
saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara
lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon,
wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di
sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki
kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam
bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan
laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik
secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
Komunikasi Lisan :
1. Anda menginginkan
umpan balik segera dari audiens..
2. Pesan anda
relative sederhana dan mudah di mengerti .
3. Anda tidak
memerlukan catatan permanan
4. Anda dapat
mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
5. Anda menginginkan
interaksi dalam memecahkan masalah.
Komunikasi Tertulis :
1. Anda tidak
memerlukan unpan balik segera.
2. Pesan anda sangat
rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.
3. Anda memerlukan
catatan permanen.
4. Anda ingin
mencapai audiens yang luas.
5. Anda ingin
mengurangi distorsi penyampaian pesan.
Media pada saluran lisan :
1. Percakapan tatap
muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
2. Telepon, voice
mail
3. Radio, televisi,
Computer
4. Pita audio dan
video
5. Teleconference
6. Video conference
Media pada saluran tertulis
:
1.Surat, memo, laporan,
proposal
2. Elektronik mail /
email
3. Telepon (sms)
4. Computer
5. Faks
6. Telegram
7. Pos biasa dan
khusus
7. PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS
1. Ketrampilan
Merevisi Pesan
Menulis pesan-pesan bisnis
sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan– pesan yang bersifat pribadi
(personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman
akrab.
Maka dari itu dalam menulis
surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu
yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan bisnis
cenderung dilakukan secara asal-asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi
isi pesan mupun format penulisan.
Sebagaimana telah
disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis
dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.
1. Pesan – pesan
Bisnis Tertulis.
A. Mengedit isi dan cara
pengorganisasiannya
Pada face awal pengeditan,
perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena
pesan – pesan tersebut mempunyai pengruh besar terhadap audiens.
Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan
memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang,
beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.
B. Mengedit mekanik atau
teknis penulisan
Setelah melakukan
pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya
adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu
pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:
1) Susunan kalimat yang
digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga
mudah dipahami dengan baik.
2) Penggunaan kapitalisasi
secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital).
3) Penulisan tanda baca
secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda
tanya, dan tanda seru).
4) Perhatikan makna
keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan
mudah.
5) Perhatikan pengulangan
kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna
suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan.
C. Mengedit format dan
layout
Langkah terakhir dalam
mengedit suatu pesan bisnis adalahmengedit format atau layout secara
keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan,
kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak
boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi,
bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik,
audiens anda akan senang membacanya.
2. Pesan – pesan bisnis
lisan
Sebagaimana pesan – pesan
bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan– pesan bisnis yang disampaikan
secara lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan
(editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan
baik. Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:
a. Substansi pesan
Mengedit substansi pesan
yang akan disampaikan kepada audiens
b. Pengorganisasian pesan
Mencakup 3 poin penting,
yaitu:
1)
Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)
2)
Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan
substansi pesan.
3)
Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
c. Gaya Bahasa
Gaya bahasa yang digunakan
dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis
daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai,
luwes, dan tidak monoton.
2. Pemilihan Kata
Yang Tepat
Pemilihan kata dalam
penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata
asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat
tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Pilihlah kata yang
sudah familiar
Diperlukan suatu analisis
audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman
audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang
baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
2. Pilihlah kata-kata
yang singkat
Kata-kata yang singkat
selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus
memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari kata-kata
yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata
tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan
tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
3. Membuat Kalimat
Yang Efektif
Dalam menyusun suatu
kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan
kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas
subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa”
yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu
yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
1. Tiga jenis kalimat
a) Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana
hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan
suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
b) Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua
atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa
independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian
yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri
sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c) Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi
sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak
kalimat.
2. Cara mengembangkan
paragraf
Ada dua pendekatan untuk
mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif.
Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat
kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan
alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:
a). Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu
paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran
terhadap ide atau gagasan umum.
b).
Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan
paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu
pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c). Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah
yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d). Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman
paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik
bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
e). Pembahasan Pemecahan
Masalah
Untuk memberikan latihan
analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan
keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan
terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf
harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata
transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang
satu dengan yang lainnya, dan jelas.
4. Menulis Ulang
Pesan
Ernest Hemingway pernah
menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang”
Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:
1. Hanya memindahkan
kata-kata dan tidak benar-beanr memperbaikinya
2. Tidak melakukan
penulisan ulang karena dianggap membuang waktu
3. Mengirim dokumen
pada saat-saat terakhir dibutuhkan.
Setelah penulisan ulang
dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh
dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.
Memproduksi Pesan
Setelah puas memproduksi
pesan, organisasi, gaya , kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf
dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis
ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.
Pada masa sekarang ini,
sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai
aplikasi bias dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik.
Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.
SUMBER :
http://faturachmanrizky.blogspot.co.id/2016/06/teknologi-informasi-dalam-komunikasi.html
