PENGERTIAN
DAN JENIS LAPORAN BISNIS
Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak
memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada
seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu
laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas,
dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan
bisnis tertentu.
Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan
objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi
dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga
kelembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai
keperluan, antara lain:
- Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.
- Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
- Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan.
- Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal.
- Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas masalah tertentu.
- Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.
BAGIAN POKOK LAPORAN BISNIS
- Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu
dipertimbangkan, yakni:
- Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
- Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
- Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
- Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
- Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok Bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
- Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
- Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
- Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
- Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
- Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi
satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam
laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode
sama dan pembaca telah mengetahuinya.
- Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam
bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci.
Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan
laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta
yang penting dan relevan.
- Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan
untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh
karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman,
sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal
yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
- Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
- Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
- Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;
- Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.
Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi
laporan bisnis, yakni cara dedukasi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak
langsung).
Cara pertama:
Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan
rekomendasi tyerlebih dahulu, seteah itu baru dijelaskan ahl-hal yang rinci.
Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika
pembaca kita memiliki cirri sebagai berikut:
- Eksekutif yang sibuk,
- Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera,
- Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral
- Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,
- Kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan
- Ingin mengetahui pendangan penulis laporan dengan segera
- Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi
Cara kedua:
Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan
fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok,
kesimpulan dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika
pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:
- Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya,
- Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’),
- Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya
- Perlu membaca keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja
- Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi
PENULISAN LAPORAN SINGKAT
- Karakteristik
Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya mencakup materi pendukung yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain :
1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
2. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format memo atau surat. - Perencanaan
Laporan Singkat
1. Penentuan Format dan Panjang Laporan
Umumnya, dalam berbicara Anda kurang memiliki fleksibilitas terhadap format dan panjangnya suatu laporan. Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulis laporan sehingga mereka dapat menentukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan dengan materi yang diajukan, dan format penyajian seperti apa yang mereka inginkan. Berdasarkan informasi ini, penulis dapat dengan mudah memilih format laporan diantara empat pilihan berikut ini.
a. Preprinted
Bentuk sebelum di cetak (preprinted) pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong.
b. Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi.
c. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihan intern organisasi. Memo mencakup beberapa hal berikut : tanggal, kepada, dari, dan subyek.
d. Manuskrip
Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan suatu pendekatan formal. Oleh karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih benyak komponen lebih banyak komponen baik sebelum teks maupun setelah teks. - Penentuan
Struktur Dasar
Ada tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :
1. Informasi apa yang seharusnya dimasukan? Apakah semua data atau ada data yang dieliminasi.
2. Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah direct order atau indirect order.
3. Metode apa yang akan Anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Menggunakan pengorganisasian suatu topic atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, kategori ataukah mengorganisasikan suatu ide menurut argument yang logis, - Pengorganisasian
Laporan Singkat
1. Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional
Suatu laporan informational mempunyai tujuan dasar yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah yang jelas. Dalam menulis laporan informational, tidak perlu khawatir terhadap reaksi pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat, sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan informasi dalam cara yang praktis.
a. Laporan Periodic (berkala)
Laporan periodic adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya adalah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu dapat berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi bila perlu. Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan : (1) Peninjauan atas tanggung jawab rutin; (2) Diskusi/pembahasan proyek khusus; (3) Rencana periode yang akan datang; (4) Analisis masalah/problem.
b. Laporan Aktifitas Personal (Individu)
Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama suatu konverensi, konvesi, atau dalam perjalanan. Laporan ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi yang penting. Biasanya ditulis dengan format memo, disusun secara kronologis atau atas dasar topic-topik yang menggambarkan minat pembaca.
2. Pengorganisasian Laporan analitikal
Laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Umumnya ditulis untuk memberikan tanggapan terhadap munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu organisasi.
a. Laporan Justifikasi, adalah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.
b. Usulan Bisnis Baru dan di Luar Klien, usulan untuk pihak luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah diluar klien. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan langsung,pengorganisasiannya melalui pernyataan masalah diikuti dengan pemecahan masalah.
c. Laporan Troubleshooting, suatu laporan troubleshooting adalah dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak.
MEMBUAT LAPORAN BISNIS YANG BAIK
- Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis
adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan
membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
2. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?
PRESENTASI BISNIS
Persiapan Dasar Presentasi Bisnis
a. Penguasaan
terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan
Penguasaan terhadap materi yang
akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin
disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran.
Ketidakpastian terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat
penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra
( image ) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan.
Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan
presentasi di hadapan audiens.
b. Penguasaan
berbagai alat bantu presentasi dengan baik
Di samping penguasaan materi yang
akan dipresentasikan dengan baik, maka berikutnya adalah bagaimana seorang
pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presntasi bisnis demi
pencapaian tujuan yang dikehendaki.
Berbagai alat batu presentasi
bisnis yang dapat digunakan antara lain: white board, spidol, overhead
projector ( OHP ), transparasi, slide, komputer, bagan, flip chart, video
camera, tape, televisi, VCR, dan LCD Projector.
c. Menganalisis
siapa audiens ( Who, What, Where, When, Why, How )
Agar tujuan presentasi bisnis
dapat tercapai dengan baik, maka seorang pembicara perlu mengenal siapa
sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan
menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan
bagaimana, maka seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi tentang siapa
sebenarnya audiens yang dimaksud, sehingga seorang pembicara
dapat melakukan berbagai persiapan antisifatif.
d. Menganalisis
berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi
Agar presentasi bisnis yang
dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, maka seorang pembicara perlu mengenal
lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat di mana seseorang akan
melakukan presentasi bisnis
a. Papan
tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard)
Merupakan salah satu alat bantu presentasi yang
sudah cukup lama, dan kini alat bantu tsb relatif jarang digunakan.
Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat maupun
diskusi
b. Flip
Charts
adalah sebuah papan yg dilengkapi dgn
lembaran-lembaran kertas berukuran penuh. Apabila lembar kertas sudah
penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya atau menyobeknya.
c. Transparansi
overhead project
nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang
cukup populer bagi para pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti
Amerika Serikat, Inggris, Australia dan kanada. Dengan semakin meluasnya
teknologi komputer, maka semakin banyak yg dapat memanfaatkan kemampuan komputer
untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dsb.
d. Papan
tulis elektronik
Papan tulis elekronik memiliki motor elektronik
untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru dan seterusnya
e. Video
cassete recorder (vcr)
Video cassete recorder (perekam kaset video) dapat
digunakan sebagai sarana untuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam
berbagai program pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan
study kasus dalam format kaset video . kaset video memiliki tiga macam format
yaitu : PAL, NTSC, SECAM
f. PANEL
LCD
Panel liquid crystal display (LCD) memiliki
kesamaan dengan layar komputer jenis laptop yakni transparan , untuk
dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang
komputer yang bertindak seperti layar komputer dan bertindak seperti layar
komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.
g. Proyektor
LCD
Proyektor LCD (liquid crystal display) merupakan
salah satu alat bantu persentasi yang banyak di gunakan oleh organisasi atau
lembaga bisnis maupun non bisnis . dalam perkembangannya , proyektor LCD dari
waktu ke waktu mengalami perkembangan yang semakin baik . perkembangannya
dapat dilihat dari produk atau tau tampilan produk yang semakin menarik dan
ramping. Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan
dengan Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer)
maupun komputer meja (desktop komputer)
Dalam menganalisis audiens seorang pembicaraan
harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini :
1. Siapa
audiensnya?
Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa
seseorang itu berbicara.
2. Apa
yang diinginkan audiens?
Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti
yang diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh
audiens.
3. Dimana
melakukan persentasi?
Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat
persentasi dilakukan sangat penting.
4. Kapan
melakukan persentasi?
Seorang pembicara perlu memperhatikan secara
seksama kapan melakukan persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan
hari,dan jam berapa).
5. Mengapa
melakukan persentasi?
Sebelum melakukan persentasi bisnis,seorang
pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan
persentasi bisnis.
6. Bagaimana
melakukan persentasi?
Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang
lain tentunya memiliki strategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.
Komunikasi Lisan dan Negosiasi
A. Komunikasi Lisan dalam Rapat
Di dalam suatu
pertemuan dan dalam suatu rapat setiap anggota atau peserta harus menyadari
posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:
– Mampu berperan
sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan
pendirian.
– Mampu menjadi
komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
– Mampu
berkomunikasi secara terbuka, jujur dan bertanggung jawab.
– Mampu menjadi
komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional.
– Mampu mengontrol
diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.
B.
Komunikasi Lisan dalam Wawancara
Misalkan dalam suatu wawancara, kita melakukan
komunikasi dengan seorang yang diwawancara. Dalam wawancara tersebut, ada pihak
yang lebih mencondong memberikan pertanyaan. Wawancara biasanya dilakukan untuk
mengumpulkan data yang ingin kita dapat. Ada juga etika dalam berwawancara,
diantaranya adalah memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kemudian kita sampaikan
maksud dari wawancara yang kita lakukan. Kita juga harus respect kepada orang
yang kita tanya sehingga ia merasa nyaman. Berikut ini ialah hal yang perlu
diperhatikan ketika melakukan wawancara:
- Gunakan volume suara yang baik dan terdengar (berbicara tidak terlalu keras).
- Hindari bahasa menggurui responden.
- Hindari sikap rakus.
- Fokus pada lawan bicara.
- Fokus pada pembicaraan.
- Tidak boleh memotong pembicaraan.
- Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
- Hindari kata-kata kasar (kotor).
- Bersikap ramah.
- Jangan menyakiti hati responden.
- Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
- Ucapkan terima kasih.
C. Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi
Sebagaimana kita cukup sering
mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang
untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan
pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses
untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari
pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang
berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi
dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau
antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar
belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan
pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya
negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan
negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar
belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian
berusaha untuk saling menyesuaikan diri.
Agar dalam
berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus
dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:
1. Fact-finding,
mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis
lawan sebelum melakukan negosiasi.
2. Planning/rencana,
sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak
disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil
yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan
tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan
berbicara terhadap apa yang Anda katakan.
3. Penyampaian, lakukan
negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan
istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata
yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda
terhadap kata yang disampaikan.
4. Umpan balik,
negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi
lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng
kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah
makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.
5. Evaluasi, perlu
untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah
perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang
lebih baik.
Meskipun pesan yang
disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan
diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru
perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan
penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan
perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan
pendapatnya.
Kalau terjadi adu
pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk
menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan
dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi
menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang
dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang
sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.
KOMUNIKASI DALAM TULISAN
§ Penulisan kabar atau berita
Menulis
berita merupakan suatu upaya menyampaikan kabar atau sebuah informasi mengenai
sesuatu hal atau kejadian dalam bentuk tertulis. Seorang penulis berita yang
baik dapat menuliskan sebuah berita dengan lengkap dan komunikatif, sehingga
pembaca berita dapat memahami segala sesuatu yang disampaikan dalam berita
tanpa kesulitan dan tanpa adanya kesalahan tafsir. Apakah semua peristiwa
dapat atau layak untuk dijadikan sebuah berita? Seorang penulis berita akan
memilih mana peristiwa atau perihal yang layak untuk dijadikan berita.
Hal
pertama yang harus kalian lakukan untuk meliput peristiwa tersebut menjadi
sebuah berita adalah mencatat semua informasi berkaitan dengan unsur-unsur
kelengkapan berita.
Adapun
kelengkapan dalam sebuah berita meliputi unsur-unsur pertanyaan
(5W+1H) apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana, terkait isi
berita.
§ Penulisan pesan pesan persuasive
Persuasif merupakan suatu usaha
mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan.
Secara sederhana, persuasif yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan
suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar)
merasa mempunyaipilihan dan membuat mereka setuju. Penyampaian pesan – pesan
persuasif dapat diterapkan untuk kepentingan internal dan eksternal.
Didalam
suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk
menjual ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur
operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan
tertentu, dan untuk meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek
tertentu.
1.
Analisis Audien
Penyampaian pesan – pesan persuasif yang terbaik
adalah dengan cara menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens.
Untuk mengakomodasikan perbedaan individual, analisis audiens anda dan kemudian
susunlah suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka.
2.
Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan
saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu
bagaimana mereka respek
terhadap anda.
3.
Memilih Pendekatan Organisasional
Dalam hal ini, kita dapat menggunakan pendekatan
organisasional tak langsung dalam menyampaikan pesan – pesan persuasif. Akan
tetapi jika audiens adalah objektif, atau
jika kita tahu bahwa mereka suka mendengan pesan
yang disampaikan secara langsung, maka bisa menggunakan pendekatan operasional
langsung.
§ Korespondensi (surat menyurat)
Korespondensi
adalah kegiatan penyampaian pesan berupa surat antara pihak-pihak yang terkait
didalamnya baik itu mengatasnamakan instansi ataupun perseorangan.
Korespondensi dapat juga disebut sebagai kegiatan surat menyurat. Sedangankan
untuk pihak yang terkait disebut dengan koresponden.
Salah
satu media yang digunakan dalam korespondesi ialah surat. Surat ialah sarana
penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima secara tertulis dan memiliki
prosedur tersendiri dalam penulisannya. Surat memiliki peranan penting dalam
menciptakan hubungan antara pihak-pihak terkait. Untuk itu, penulisan surat
haruslah sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku baik dari segi bahasanya
maupun dari segi tata letaknya.
Ciri-ciri Surat :
1.
Pesannya
berupa tulisan
2.
Terdapat
isi pesan yang menjadi pokok pembicaraan
3.
Penulisannya
mengikuti aturan tertentu
4.
Gaya
bahasa sesuai dengan jenis surat
5.
Terdapat
informasi mengenai pihak yang terkait
Fungsi Surat :
1.
Sebagai
penyampai pesan
2.
Sebagai wakil
atau delegasi pengirim
3.
Sebagai
pedoman atau petunjuk suatu hal
4.
Sebagai
bukti tertulis
5.
Sebagai
alat pengingat
6.
Sebagai
dokumen penting
Bagian-bagian Surat :
Bagian
surat tidaklah sama semua, karena setiap jenis surat memiliki bagian-bagiannya
sendiri. Namun ada beberapa bagian yang umumnya ada dalam sebuah surat. Bagian
tersebut ialah:
1.
Informasi
pengirim atau kop surat
2.
Atribut
surat (tanggal, nomor, dan perihal surat)
3.
Penerima
sura
4.
Alamat
tujuan surat
5.
Pembuka
surat
6.
Isi surat
7.
Penutup
surat
8.
Identitas
pengirim (tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan)
9.
Tambahan
(lampiran, tembusan dan pengonsep)
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar